PMBOK Группы Процессов. Часть 3

Мы решили создать серию материалов, посвященных методологии PMBOK, чтобы структурировать и обобщить ключевые знания в области управления проектами. Начинаем эту серию с напоминания о самом известном — пятом издании PMBOK, которое остаётся популярным благодаря своей системности, практичности и широкому применению в разных отраслях.
Обязательно следите за нашими новыми статьями на сайте — это поможет вам быть в курсе лучших практик, укреплять свою экспертизу и эффективнее реализовывать проекты.

Это третья статья в нашей серии о методологии PMBOK. Если вы еще не ознакомились с основами, рекомендуем прочитать первый обзор методологии PMBOK и подробное описание PMBOK.

Управление проектами — это искусство организации ресурсов, времени и усилий для достижения конкретных целей. Методология PMBOK (Project Management Body of Knowledge) от PMI (Project Management Institute) обеспечивает структурированный подход через группы процессов, которые охватывают весь жизненный цикл проекта.

Эта статья подробно рассматривает каждую из пяти групп процессов PMBOK, их взаимосвязь, конкретные инструменты и методы, а также изучает практическое применение в различных сферах. Мы также обсудим, как адаптировать эти процессы к уникальным потребностям проекта и как интегрировать методологию PMBOK с современными подходами.

Понимание групп процессов PMBOK

Согласно методологии PMBOK, управление проектами можно разделить на пять основных групп процессов:

• Инициирование — определение нового проекта или его фазы, а также получение официального разрешения на старт.
  
• Планирование — определение целей, объема работ и действий, необходимых для достижения запланированных результатов.
  
• Выполнение — координация людей и ресурсов для реализации плана.
  
• Мониторинг и контроль — постоянное отслеживание прогресса, выявление отклонений и внедрение необходимых изменений.
  
• Закрытие — официальное завершение проекта или его фазы, включая принятие конечного результата.

Группы процессов PMBOK и их взаимодействие

Важно понимать, что группы процессов PMBOK – это не последовательные этапы, а взаимосвязанные и пересекающиеся элементы, сопровождающие проект на всех его стадиях. Например, мониторинг и контроль идут параллельно с выполнением, а планирование может повторяться и уточняться по мере развития проекта.

Подробный обзор групп процессов

1. Инициация

Группа процессов инициации определяет новый проект или фазу и получает разрешение на начало работы. Этот важный этап закладывает основу для успеха всего проекта.

Ключевые процессы:

• Разработка устава проекта
• Определение заинтересованных сторон

Инструменты и методы:

• Экспертная оценка
• Методы сбора данных (интервью, фокус-группы, опросы)
• Методы анализа данных (анализ заинтересованных сторон, анализ документов)
• Встречи

Практический пример: Компания здравоохранения решила разработать новую систему управления пациентами. Во время инициирования команда провела встречи с руководством для определения бизнес-потребностей, разработала регламент проекта с общими целями, бюджетом и графиком, определила ключевые заинтересованные стороны (врачи, медсестры, администраторы, ИТ-отдел и пациенты) и получила официальное одобрение от спонсора проекта.

2. Планирование

Процессы планирования составляют самую большую и наиболее подробную группу в методологии PMBOK. Эффективное планирование создает план действий для достижения целей проекта.

Ключевые процессы:

• Разработка плана управления проектом
• Планирование объема работ, сроков, бюджета, качества, ресурсов, коммуникаций и управления рисками
• Создание иерархической структуры работ (WBS)
• Определение задач и оценка их продолжительности
• Разработка детального графика и формирование бюджета

Инструменты и методы:

• Метод критического пути (CPM)
• Техника оценки и анализа программ (PERT)
• Анализ дерева решений
• Диаграммы Ганта
• Матрица ответственности (RACI)

Практический пример: В проекте разработки программного обеспечения планирование включало создание подробного плана управления проектом с четким объемом, графиком и бюджетом; разработку WBS, которая разбила работу на модули, функции и подзадачи; оценку продолжительности каждой задачи на основе предыдущего опыта проекта и экспертных мнений; выявление и анализ рисков, включая технические, кадровые и рыночные риски; и планирование коммуникаций через еженедельные встречи и совещания.

3. Выполнение

Процессы выполнения включают в себя координацию людей и ресурсов, управление ожиданиями заинтересованных сторон, а также интеграцию и выполнение проектных работ в соответствии с планом управления проектом.

Ключевые процессы:

• Руководство проектной работой
• Управление знаниями о проекте
• Качественное управление командой
• Внедрение коммуникаций
• Проведение закупок
• Управление вовлечением заинтересованных сторон

Инструменты и методы:

• Встречи и методы принятия решений
• Управление конфликтами
• Информационные системы управления проектами
• Методы коммуникации

Практический пример: В проекте строительства жилого комплекса выполнение включало координацию строительных бригад в соответствии с графиком, проведение регулярных встреч с подрядчиками для обеспечения соответствия стандартам качества, закупку строительных материалов согласно плану закупок, регулярное информирование заинтересованных сторон о прогрессе, управление командами различных специальностей, решение непредвиденных проблем, таких как задержки поставок или неблагоприятные погодные условия, и документирование изменений и получение необходимых согласований.

4. Мониторинг и контроль

Процессы мониторинга и контроля отслеживают, проверяют и регулируют прогресс и эффективность проекта; выявляют области, где необходимы изменения в плане, и инициируют соответствующие корректировки.

Ключевые процессы:

• Мониторинг выполнения работ по проекту
• Интегрированное управление изменениями
• Контроль объема, графика, стоимости, качества и ресурсов
• Мониторинг коммуникаций, рисков, закупок и вовлечённости заинтересованных сторон

Инструменты и методы:

• Управление освоенным объемом (Earned Value Management, EVM)
• Контрольные графики и анализ отклонений
• Анализ тенденций
• Проверки и аудиты

Практический пример: В проекте внедрения ERP-системы процессы мониторинга и контроля включали еженедельный анализ выполненных работ по методу освоенного объема, регулярные встречи команды для обсуждения отклонений и проблем, контроль бюджета с целью соблюдения финансовых ограничений, регулярную переоценку рисков для выявления новых угроз, контроль качества через тестирование и приёмочные испытания, управление изменениями через формализованный процесс запросов на изменения, а также составление ежемесячных отчётов для руководства с ключевыми показателями эффективности.

5. Завершение проекта

Процессы завершения выполняются для формального завершения всех видов деятельности во всех группах процессов, а также для официального закрытия проекта, его фазы или договорных обязательств.

Ключевые процессы:

• Завершение проекта или фазы
• Закрытие закупок

Инструменты и методы:

• Экспертная оценка
• Анализ документов
• Методы анализа
• Встречи

Практический пример: В проекте запуска новой маркетинговой кампании этап завершения включал подготовку финального отчета с результатами кампании, встречу с клиентом для подтверждения приема результатов, документирование полученного опыта для будущих проектов, закрытие контрактов с внешними агентствами, архивирование всех материалов и файлов, проведение оценки вклада команды и отдельных участников, а также празднование успеха вместе с командой и заинтересованными сторонами.

Взаимосвязь между группами процессов

Хотя группы процессов могут казаться линейными, на самом деле они тесно взаимосвязаны и часто пересекаются. Ниже приведены ключевые взаимосвязи:

Инициирование → Планирование: Результаты инициации, такие как описание проекта и определение заинтересованных сторон, служат исходными данными для процессов планирования.

Планирование ↔ Выполнение: План проекта направляет выполнение, но в процессе часто возникают изменения, требующие перепланирования.

Выполнение ↔ Мониторинг и контроль: Выполнение происходит под контролем процессов мониторинга и контроля, обеспечивая соответствие работы плану.

Мониторинг и контроль → Планирование: Обнаруженные отклонения могут потребовать корректировок и обновления планов.

Выполнение → Завершение: Результаты выполнения должны быть оформлены и приняты в процессе закрытия сделки.

Адаптация групп процессов к уникальным потребностям проекта

Методология PMBOK — это рамочная концепция, а не жесткий набор правил. Каждый проект уникален и требует адаптации процессов в соответствии со своими характеристиками:

Вывод

Группы процессов PMBOK обеспечивают надежную основу для управления проектами в различных отраслях, обеспечивая последовательность, эффективность и адаптивность. Разделяя управление проектами на пять ключевых групп — Инициирование, Планирование, Выполнение, Мониторинг и контроль и Закрытие — методология предлагает структурированный, но гибкий подход к достижению целей проекта. Каждая группа играет критически важную роль, а взаимозависимости между ними позволяют вносить итеративные корректировки по мере развития проекта.

Хотя PMBOK подчеркивает структуру, он не является жестким. Он может быть адаптирован к малым и большим проектам, специфическим потребностям отрасли и различному уровню толерантности к рискам. Кроме того, его совместимость с гибкими методологиями подчеркивает его универсальность в современных проектных средах. Используя такие инструменты, как управление освоенным объемом, диаграммы Ганта и анализ заинтересованных сторон, команды могут улучшить процесс принятия решений и отслеживания эффективности. В конечном счете, овладение группами процессов PMBOK дает возможность менеджерам проектов достигать успешных результатов, способствуя постоянному совершенствованию и адаптации в постоянно меняющейся бизнес-среде.