PMBoK Prozessgruppen. Teil 3

Wir haben beschlossen, eine Artikelserie zur PMBOK-Methodik zu erstellen, um das wichtigste Wissen im Projektmanagement zu strukturieren und zusammenzufassen. Wir beginnen diese Serie mit einer Erinnerung an die bekannteste Ausgabe – die fünfte Edition des PMBOK, die aufgrund ihrer Systematik, Praxisnähe und breiten Anwendung in vielen Branchen weiterhin beliebt ist.
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Dies ist der dritte Artikel in unserer Reihe über die PMBOK-Methodik. Wenn Sie sich noch nicht mit den Grundlagen vertraut gemacht haben, empfehlen wir Ihnen, den ersten Überblick über die PMBOK-Methodik und die detaillierte Beschreibung von PMBOK zu lesen.

Projektmanagement ist die Kunst, Ressourcen, Zeit und Aufwand zu organisieren, um bestimmte Ziele zu erreichen. Die PMBOK-Methodik (Project Management Body of Knowledge) vom PMI (Project Management Institute) bietet einen strukturierten Ansatz durch Prozessgruppen, die den gesamten Projektlebenszyklus abdecken.

Dieser Artikel untersucht jede der fünf PMBOK-Prozessgruppen im Detail, ihre Wechselbeziehungen, spezifische Werkzeuge und Methoden und betrachtet praktische Anwendungen in verschiedenen Branchen. Wir diskutieren auch, wie man diese Prozesse an einzigartige Projektanforderungen anpasst und wie man die PMBOK-Methodik mit modernen agilen Ansätzen integriert.

Die PMBOK-Prozessgruppen verstehen

Gemäß der PMBOK-Methodik kann Projektmanagement in fünf Hauptprozessgruppen unterteilt werden:

• Initiieren — Definition eines neuen Projekts oder einer Phase und Erhalt der Genehmigung zum Beginn.
• Planen — Festlegung von Umfang, Zielen und notwendigen Maßnahmen zur Erreichung der Ergebnisse.
• Ausführen — Koordination von Personen und Ressourcen zur Durchführung des Plans.
• Überwachen und Steuern — Verfolgung des Fortschritts, Identifizierung von Abweichungen und Ergreifen von Korrekturmaßnahmen.
• Abschließen — Formalisierung der Akzeptanz des Produkts oder der Dienstleistung und Beendigung des Projekts.

PMBOK-Prozessgruppen und ihre Interaktion

Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Prozessgruppen keine linearen Phasen sind. Sie interagieren und überlappen sich während des gesamten Projektlebenszyklus. Zum Beispiel finden Überwachungs- und Steuerungsprozesse parallel zu Ausführungsprozessen statt, und Planungsprozesse können sich wiederholen, wenn sich das Projekt entwickelt.

Detaillierter Überblick über die Prozessgruppen

1. Initiieren

Die Initiierungsprozessgruppe definiert ein neues Projekt oder eine Phase und erhält die Genehmigung, mit der Arbeit zu beginnen. Diese kritische Phase legt den Grundstein für den gesamten Projekterfolg.

Schlüsselprozesse:

• Entwicklung der Projektcharta
• Identifizierung der Stakeholder

Werkzeuge und Techniken:

• Expertenurteil
• Datenerhebungsmethoden (Interviews, Fokusgruppen, Umfragen)
• Datenanalysemethoden (Stakeholder-Analyse, Dokumentenanalyse)
• Meetings

Praktisches Beispiel: Ein Gesundheitsunternehmen beschloss, ein neues Patientenmanagementsystem zu entwickeln. Während der Initiierung hielt das Team Meetings mit der Führungsebene ab, um Geschäftsanforderungen zu definieren, entwickelte eine Projektcharta mit allgemeinen Zielen, Budget und Zeitplan, identifizierte wichtige Stakeholder (Ärzte, Pflegepersonal, Verwaltungsmitarbeiter, IT-Abteilung und Patienten) und erhielt die formelle Genehmigung vom Projektsponsor.

2. Planen

Planungsprozesse bilden die größte und detaillierteste Gruppe in der PMBOK-Methodik. Effektive Planung schafft den Fahrplan zur Erreichung der Projektziele.

Schlüsselprozesse:

• Entwicklung des Projektmanagementplans
• Planung von Umfang, Zeitplan, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikation und Risikomanagement
• Erstellung der Projektstrukturplan (PSP/WBS)
• Definition von Aktivitäten und Schätzung der Dauern
• Entwicklung des Zeitplans und Festlegung des Budgets

Werkzeuge und Techniken:

• Critical Path Method (CPM)
• Program Evaluation and Review Technique (PERT)
• Entscheidungsbaumanalyse
• Gantt-Diagramme
• Verantwortungszuweisungsmatrix (RACI)

Praktisches Beispiel: In einem Softwareentwicklungsprojekt umfasste die Planung die Erstellung eines detaillierten Projektmanagementplans mit klarem Umfang, Zeitplan und Budget; die Entwicklung eines PSP, der die Arbeit in Module, Funktionen und Teilaufgaben unterteilte; die Schätzung der Dauer jeder Aufgabe basierend auf früheren Projekterfahrungen und Expertenmeinungen; die Identifizierung und Analyse von Risiken, einschließlich technischer, personeller und marktbezogener Risiken; und die Planung der Kommunikation durch wöchentliche Meetings und tägliche Standups.

3. Ausführen

Ausführungsprozesse beinhalten die Koordination von Personen und Ressourcen, das Management der Stakeholder-Erwartungen sowie die Integration und Durchführung von Projektaktivitäten gemäß dem Projektmanagementplan.

Schlüsselprozesse:

• Leitung der Projektarbeit
• Management des Projektwissens
• Management von Qualität und Team
• Umsetzung der Kommunikation
• Durchführung von Beschaffungen
• Management des Stakeholder-Engagements

Werkzeuge und Techniken:

• Meetings und Entscheidungsfindungsmethoden
• Konfliktmanagement
• Projektmanagement-Informationssysteme
• Kommunikationsmethoden

Praktisches Beispiel: In einem Wohnkomplex-Bauprojekt umfasste die Ausführung die Koordination von Bauteams gemäß Zeitplan, regelmäßige Meetings mit Auftragnehmern zur Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards, Beschaffung von Baumaterialien gemäß dem Beschaffungsplan, regelmäßige Information der Stakeholder über den Fortschritt, Management von Teams aus verschiedenen Fachgebieten, Lösung unvorhergesehener Probleme wie Lieferverzögerungen oder widrige Wetterbedingungen sowie Dokumentation von Änderungen und Einholung notwendiger Genehmigungen.

4. Überwachen und Steuern

Überwachungs- und Steuerungsprozesse verfolgen, überprüfen und regulieren den Projektfortschritt und die Leistung; identifizieren Bereiche, in denen Änderungen am Plan erforderlich sind; und initiieren entsprechende Änderungen.

Schlüsselprozesse:

• Überwachung der Projektarbeit
• Integrierte Änderungssteuerung
• Kontrolle von Umfang, Zeitplan, Kosten, Qualität und Ressourcen
• Überwachung von Kommunikation, Risiken, Beschaffungen und Stakeholder-Engagement

Werkzeuge und Techniken:

• Earned Value Management (EVM)
• Kontrolldiagramme und Varianzanalyse
• Trendanalyse
• Inspektionen und Audits

Praktisches Beispiel: In einem ERP-System-Implementierungsprojekt umfasste die Überwachung und Kontrolle die wöchentliche Analyse der abgeschlossenen Arbeit im Vergleich zum Plan mittels Earned-Value-Methode, regelmäßige Team-Meetings zur Diskussion von Abweichungen und Problemen, Budgetüberwachung zur Sicherstellung der Einhaltung finanzieller Beschränkungen, regelmäßige Risikobewertung zur Identifizierung neuer Bedrohungen, Durchführung von Qualitätskontrollen durch Tests und Abnahmeprüfungen, Management von Änderungen durch einen formellen Änderungsantragsprozess und monatliche Berichte für das Management mit wichtigen Leistungsindikatoren.

5. Abschließen

Abschlussprozesse werden durchgeführt, um alle Aktivitäten über alle Prozessgruppen hinweg formal abzuschließen, um das Projekt, die Phase oder vertragliche Verpflichtungen formal zu beenden.

Schlüsselprozesse:

• Abschluss des Projekts oder der Phase
• Abschluss von Beschaffungen

Werkzeuge und Techniken:

• Expertenurteil
• Dokumentenanalyse
• Analytische Methoden
• Meetings

Praktisches Beispiel: In einem Projekt zur Einführung einer neuen Marketingkampagne umfasste der Abschluss die Erstellung eines Abschlussberichts mit den Kampagnenergebnissen, ein Meeting mit dem Kunden zur Bestätigung der Akzeptanz der Ergebnisse, Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte, Abschluss von Verträgen mit externen Agenturen, Archivierung aller Materialien und Dokumente, Durchführung von Team- und individuellen Beitragsbewertungen sowie Feiern des Erfolgs mit dem Team und den Stakeholdern.

Beziehung zwischen den Prozessgruppen

Obwohl Prozessgruppen linear erscheinen mögen, sind sie in Wirklichkeit eng miteinander verbunden und überlappen sich oft. Hier sind die wichtigsten Beziehungen:

Initiieren → Planen: Die Ergebnisse der Initiierung, wie die Projektcharta und die Stakeholder-Identifikation, dienen als Eingaben für Planungsprozesse.

Planen ↔ Ausführen: Projektpläne leiten die Ausführung, aber während der Ausführung entstehen oft Änderungen, die eine Neuplanung erfordern.

Ausführen ↔ Überwachen und Steuern: Die Ausführung erfolgt unter Aufsicht der Überwachungs- und Steuerungsprozesse, um sicherzustellen, dass die Arbeit mit dem Plan übereinstimmt.

Überwachen und Steuern → Planen: Identifizierte Abweichungen können Änderungen an Plänen erfordern, was zu aktualisierten Projektplänen führt.

Ausführen → Abschließen: Die Ausführungsergebnisse müssen im Abschlussprozess formalisiert und akzeptiert werden.

Anpassung der Prozessgruppen an einzigartige Projektanforderungen

Die PMBOK-Methodik ist ein Rahmenwerk, keine starre Sammlung von Regeln. Jedes Projekt ist einzigartig und erfordert eine Anpassung der Prozesse an seine Eigenschaften:

Fazit

Die PMBOK-Prozessgruppen bieten einen robusten Rahmen für das Management von Projekten über Branchen hinweg und gewährleisten Konsistenz, Effizienz und Anpassungsfähigkeit. Durch die Aufteilung des Projektmanagements in fünf Schlüsselgruppen – Initiieren, Planen, Ausführen, Überwachen und Steuern sowie Abschließen – bietet die Methodik einen strukturierten, aber flexiblen Ansatz zur Erreichung von Projektzielen. Jede Gruppe spielt eine entscheidende Rolle, mit Abhängigkeiten, die iterative Anpassungen ermöglichen, während sich Projekte entwickeln.

Während PMBOK Struktur betont, ist es nicht starr. Es kann an kleine oder große Projekte, branchenspezifische Anforderungen und unterschiedliche Risikotoleranzen angepasst werden. Darüber hinaus unterstreicht seine Kompatibilität mit agilen Methoden seine Vielseitigkeit in modernen Projektumgebungen. Durch den Einsatz von Werkzeugen wie Earned Value Management, Gantt-Diagrammen und Stakeholder-Analyse können Teams die Entscheidungsfindung und Leistungsverfolgung verbessern. Letztendlich befähigt die Beherrschung der PMBOK-Prozessgruppen Projektmanager, erfolgreiche Ergebnisse zu liefern und gleichzeitig kontinuierliche Verbesserung und Anpassungsfähigkeit in einer sich ständig verändernden Geschäftslandschaft zu fördern.