PMBoK Групи Процесів. Частина 3

Ми вирішили створити серію матеріалів, присвячених методології PMBOK, щоб структурувати та узагальнити ключові знання з управління проєктами. І розпочинаємо цю серію з нагадування про найбільш відоме — п’яте видання PMBOK, яке залишається популярним завдяки своїй системності, практичності та широкому використанню в багатьох галузях.
Обов’язково слідкуйте за нашими новими статтями на сайті — це допоможе вам залишатися в курсі найкращих практик, зміцнювати свою експертизу та ефективніше реалізовувати проєкти.

Це третя стаття в нашій серії про методологію PMBOK. Якщо ви ще не ознайомилися з основами, рекомендуємо прочитати перший огляд методології PMBOK та детальний опис PMBOK.

Управління проєктами — це мистецтво організації ресурсів, часу та зусиль для досягнення конкретних цілей. Методологія PMBOK (Project Management Body of Knowledge) від PMI (Project Management Institute) забезпечує структурований підхід через групи процесів, які охоплюють весь життєвий цикл проєкту.

Ця стаття детально розглядає кожну з п’яти груп процесів PMBOK, їх взаємозв’язок, конкретні інструменти та методи, а також вивчає практичне застосування в різних галузях. Ми також обговоримо, як адаптувати ці процеси до унікальних потреб проєкту та як інтегрувати методологію PMBOK із сучасними підходами.

Розуміння груп процесів PMBOK

Згідно з методологією PMBOK, управління проєктами можна розділити на п’ять основних груп процесів:

• Ініціювання — визначення нового проєкту або його фази, а також отримання офіційного дозволу на старт.
  
• Планування — встановлення цілей, обсягу робіт і дій, необхідних для досягнення запланованих результатів.
  
• Виконання — координація людей та ресурсів для реалізації плану.
  
• Моніторинг і контроль — постійне відстеження прогресу, виявлення відхилень і впровадження необхідних змін.
  
• Закриття — офіційне завершення проєкту або його фази, включно з прийняттям кінцевого результату.

Групи процесів PMBOK та їхня взаємодія

Важливо розуміти, що ці групи процесів не є лінійними фазами. Вони взаємодіють та перекриваються протягом усього життєвого циклу проєкту. Наприклад, процеси моніторингу та контролю відбуваються паралельно з процесами виконання, а процеси планування можуть повторюватися в міру розвитку проєкту.

Детальний огляд груп процесів

1. Ініціювання

Група процесів ініціювання визначає новий проєкт або фазу та отримує дозвіл на початок роботи. Цей важливий етап закладає основу для успіху всього проєкту.

Ключові процеси:

• Розробку статуту проєкту
• Визначення зацікавлених сторін

Інструменти та методи:

• Експертна оцінка
• Методи збору даних (інтерв’ю, фокус-групи, опитування)
• Методи аналізу даних (аналіз зацікавлених сторін, аналіз документів)
• Зустрічі

Практичний приклад: Компанія охорони здоров’я вирішила розробити нову систему управління пацієнтами. Під час ініціювання команда провела зустрічі з керівництвом для визначення бізнес-потреб, розробила статут проєкту із загальними цілями, бюджетом та графіком, визначила ключові зацікавлені сторони (лікарі, медсестри, адміністратори, ІТ-відділ та пацієнти) та отримала офіційне схвалення від спонсора проєкту.

2. Планування

Процеси планування становлять найбільшу та найдетальнішу групу в методології PMBOK. Ефективне планування створює план дій для досягнення цілей проекту.

Ключові процеси:

• Розробку плану управління проєктом
• Планування обсягу, графіку, вартості, якості, ресурсів, комунікацій та управління ризиками
• Створення ієрархічної структури робіт (WBS)
• Визначення завдань та оцінку тривалості
• Розробку графіку та визначення бюджету

Інструменти та методи:

• Метод критичного шляху (CPM)
• Техніка оцінки та аналізу програм (PERT)
• Аналіз дерева рішень
• Діаграми Ганта
• Матриця відповідальності (RACI)

Практичний приклад: У проєкті розробки програмного забезпечення планування включало створення детального плану управління проєктом з чітким обсягом, графіком та бюджетом; розробку WBS, яка розбила роботу на модулі, функції та підзавдання; оцінку тривалості кожного завдання на основі попереднього досвіду проєкту та експертних думок; виявлення та аналіз ризиків, включаючи технічні, кадрові та ринкові ризики; та планування комунікацій через щотижневі зустрічі та наради.

3. Виконання

Процеси виконання передбачають координацію людей та ресурсів, управління очікуваннями зацікавлених сторін, а також інтеграцію та виконання проєктних заходів відповідно до плану управління проєктом.

Ключові процеси:

• Керівництво проєктною роботою
• Управління знаннями про проект
• Якісне управління командою
• Впровадження комунікацій
• Проведення закупівель
• Управління залученням зацікавлених сторін

Інструменти та методи:

• Зустрічі та методи прийняття рішень
• Управління конфліктами
• Інформаційні системи управління проєктами
• Методи комунікації

Практичний приклад: У проєкті будівництва житлового комплексу виконання включало координацію будівельних бригад відповідно до графіка, проведення регулярних зустрічей з підрядниками для забезпечення відповідності стандартам якості, закупівлю будівельних матеріалів згідно з планом закупівель, регулярне інформування зацікавлених сторін про прогрес, управління командами різних спеціальностей, розв’язання непередбачених проблем, таких як затримки постачання або несприятливі погодні умови, та документування змін і отримання необхідних погоджень.

4. Моніторинг і контроль

Процеси моніторингу та контролю відстежують, переглядають та регулюють прогрес та ефективність проєкту; визначають сфери, де необхідні зміни до плану; та ініціюють відповідні зміни.

Ключові процеси:

• Моніторинг проєктної роботи
• Інтегрований контроль змін
• Контроль обсягу, графіку, вартості, якості та ресурсів
• Моніторинг комунікацій, ризиків, закупівель та залучення зацікавлених сторін

Інструменти та методи:

• Управління заробленою вартістю (Earned Value Management, EVM)
• Контрольні графіки та аналіз відхилень
• Аналіз тенденцій
• Перевірки та аудити

Практичний приклад: У проекті впровадження ERP-системи моніторинг і контроль включали щотижневий аналіз виконаних робіт порівняно з планом з використанням методу заробленої вартості, регулярні зустрічі команди для обговорення відхилень і проблем, моніторинг бюджету для забезпечення дотримання фінансових обмежень, регулярну оцінку ризиків для виявлення нових загроз, контроль якості за допомогою тестування і випробувань, управління змінами за допомогою формального процесу запиту на внесення змін, а також щомісячні звіти для керівництва з ключовими показниками ефективності.

5. Завершення проєкту

Процеси завершення виконуються для формального завершення всіх видів діяльності у межах усіх груп процесів, а також для офіційного закриття проєкту, його фази або договірних зобов’язань.

Ключові процеси:

• Завершення проекту або фази
• Закриття закупівель

Інструменти та методи:

• Експертна оцінка
• Аналіз документів
• Методи аналізу
• Зустрічі

Практичний приклад: У проєкті запуску нової маркетингової кампанії закриття включало підготовку підсумкового звіту з результатами кампанії, проведення зустрічі з клієнтом для підтвердження прийняття результатів, документування засвоєних уроків для майбутніх проєктів, закриття контрактів із зовнішніми агентствами, архівування всіх матеріалів та документів, проведення оцінки команди та індивідуального внеску, та відзначення успіху з командою та зацікавленими сторонами.

Взаємозв’язок між групами процесів

Хоча групи процесів можуть здаватися лінійними, насправді вони тісно взаємопов’язані та часто перетинаються. Ось ключові взаємозв’язки:

Ініціювання → Планування: Результати ініціювання, такі як статут проєкту та визначення зацікавлених сторін, служать вхідними даними для процесів планування.

Планування ↔ Виконання: Проєктні плани керують виконанням, але під час виконання часто виникають зміни, що вимагають перепланування.

Виконання ↔ Моніторинг і контроль: Виконання відбувається під наглядом процесів моніторингу та контролю, забезпечуючи відповідність роботи плану.

Моніторинг і контроль → Планування: Виявлені відхилення можуть вимагати змін у планах, що призводить до оновлених проєктних планів.

Виконання → Закриття: Результати виконання повинні бути формалізовані та прийняті в процесі закриття.

Адаптація груп процесів до унікальних потреб проєкту

Методологія PMBOK — це рамкова концепція, а не жорсткий набір правил. Кожен проєкт унікальний і вимагає адаптації процесів відповідно до своїх характеристик:

Висновок

Групи процесів PMBOK забезпечують надійну основу для управління проєктами в різних галузях, забезпечуючи послідовність, ефективність та адаптивність. Розділяючи управління проєктами на п’ять ключових груп — Ініціювання, Планування, Виконання, Моніторинг і контроль та Закриття — методологія пропонує структурований, але гнучкий підхід до досягнення цілей проєкту. Кожна група відіграє критично важливу роль, а взаємозалежності між ними дозволяють вносити ітеративні корективи по мірі розвитку проекту.

Хоча PMBOK наголошує на структурі, він не є жорстким. Вона може бути адаптована до малих і великих проектів, специфічних потреб галузі та різного рівня толерантності до ризиків. Крім того, його сумісність з гнучкими методологіями підкреслює його універсальність в сучасних проектних середовищах. Використовуючи такі інструменти, як управління заробленою вартістю, діаграми Ганта та аналіз зацікавлених сторін, команди можуть покращити процес прийняття рішень та відстеження ефективності. Зрештою, опанування групами процесів PMBOK дає можливість менеджерам проектів досягати успішних результатів, сприяючи постійному вдосконаленню та адаптації в постійно мінливому бізнес-середовищі.